Timbre electrónico notarial
Introducción
La evolución del Notariado español ha alcanzado un punto de inflexión con la entrada en vigor de la Ley 11/2023, de 8 de mayo, de transposición de Directivas de la Unión Europea en materia de digitalización de actuaciones notariales y registrales. Esta norma no solo representa un avance tecnológico, sino una reconfiguración de los soportes en los que se asienta la seguridad jurídica preventiva en España. La transición del soporte papel al entorno digital ha traído consigo la necesidad de adaptar figuras tributarias históricas, como el impuesto sobre Actos Jurídicos Documentados (AJD) en su modalidad de cuota fija, a la realidad de los bits y los archivos informáticos.
El presente artículo tiene como objetivo desgranar los aspectos prácticos y jurídicos del nuevo «timbre electrónico», regulado recientemente por la Orden HAC/305/2025, de 27 de marzo, y analizar cómo esta normativa impacta en la operativa diaria de las notarías, en la fiscalidad de los otorgantes y en la propia naturaleza de los documentos públicos.
El Protocolo Electrónico: ¿Nuevo documento o reflejo digital?
Uno de los pilares de la reforma es la modificación del Artículo 17 de la Ley del Notariado, que establece la creación del protocolo electrónico. Según el apartado 2 de dicho precepto, las matrices de los instrumentos públicos tendrán un reflejo informático bajo la fe del notario, considerándose estos instrumentos incorporados al protocolo electrónico también como originales o matrices.
Sin embargo, surge un debate doctrinal relevante: ¿estamos ante la creación de nuevos tipos de documentos o ante una mera duplicidad de soporte? Mientras que la Orden HAC/305/2025 habla de la creación de «nuevos documentos o efectos» (el folio de matriz electrónica y el folio de copia autorizada electrónica con destino a tercero), la opinión mayoritaria sostiene que la ley simplemente introduce una versión digital del protocolo que ya existía. Es fundamental señalar que, conforme al Artículo 17.2 de la Ley del Notariado, en caso de contradicción entre el contenido de la matriz en papel y el protocolo electrónico, prevalecerá el soporte papel. Esta jerarquía subraya que el documento electrónico nace como un reflejo del físico, aunque con plena validez para el tráfico jurídico.
La integridad de este protocolo electrónico queda bajo la custodia del notario, pero su depósito se realiza de forma encriptada en el Consejo General del Notariado, quien debe adoptar las medidas técnicas para garantizar su indemnidad y no manipulación. Este sistema de doble soporte busca aunar la agilidad de la digitalización con la garantía histórica de conservación del papel.
La Copia Autorizada Electrónica y el concepto de "Tercero"
La regulación de la copia autorizada electrónica ha sido objeto de una evolución significativa. El Artículo 17 bis de la Ley del Notariado permite al notario expedir copias autorizadas con firma electrónica cualificada bajo las mismas condiciones que las copias en papel. No obstante, la Orden HAC/305/2025 introduce una distinción que no figura expresamente en la ley: la «copia autorizada electrónica con destino a tercero».
Esta figura ha generado críticas por su aparente falta de base legal, ya que la Ley 11/2023 no distingue entre destinatarios a efectos de la naturaleza del documento. La finalidad de esta distinción en la Orden parece ser puramente recaudatoria, para justificar la aplicación del timbre electrónico en copias que no van dirigidas a otros notarios, registradores o administraciones públicas (quienes ya tenían un régimen de remisión telemática consolidado por la Ley 24/2001).
Es importante recordar que, según el Artículo 31 de la Ley del Notariado, el notario debe insertar en la copia autorizada electrónica un Código Seguro de Verificación (CSV). Este instrumento técnico permite al otorgante o al tercero verificar la autenticidad e integridad del documento a través de la Sede Electrónica Notarial, garantizando que el documento digital que circula es fiel reflejo de la matriz custodiada.
La fiscalidad del Timbre Electrónico: La ficción del folio
El aspecto más novedoso y práctico para el ciudadano es la aplicación de la cuota fija de AJD a los documentos electrónicos. La Dirección General de Tributos, en su informe de 29 de noviembre de 2023, confirmó que las escrituras, actas y testimonios, ya se emitan en papel o en soporte electrónico, están sujetos a este impuesto.
Importes y Ficción Jurídica
La normativa estatal y foral cifra el importe del timbre en 15 céntimos de euro por folio, con la excepción de Álava, donde asciende a 30 céntimos. Aquí surge la gran paradoja: un archivo digital no tiene folios. Para resolver este escollo técnico, se ha creado una ficción jurídica: el número de folios electrónicos se computará como si el documento fuera impreso en papel con el formato normalizado.
Sujeto Pasivo y Traslación de Costes
Conforme al Artículo 29 del Texto Refundido de la Ley del ITP y AJD, el sujeto pasivo del impuesto es el otorgante del documento. En la práctica notarial, esto se traduce en dos conceptos diferenciados en la factura:
El importe del timbre (0,15€ o 0,30€ por folio): Se incluye en la minuta como un suplido. Al ser un impuesto que el notario recauda para la Administración, no se le aplica el IVA.
El coste de generación del timbre (0,01€ por folio): Este es un coste que la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) cobra al Consejo General del Notariado por la gestión técnica del sistema. Este importe se incluirá en la minuta como un gasto del notario, y por tanto, sujeto al IVA.
Este desglose es vital para la transparencia hacia el cliente, quien debe entender que está pagando tanto el tributo como el coste del servicio tecnológico que permite la inmediatez del documento digital.
Seguridad y Jurisprudencia en el entorno digital
La implementación de estos sistemas no ha estado exenta de litigiosidad. La jurisprudencia ha tenido que validar la obligatoriedad de los medios telemáticos y la legitimación de las corporaciones para impugnar o defender estas normas. Por ejemplo, la Sentencia del Tribunal Supremo 64/2009 ya abordaba la legitimación de los colegios profesionales ante reformas del Reglamento Notarial, subrayando que la incorporación de técnicas informáticas busca la «seguridad jurídica preventiva» y la mejora de la productividad.
Asimismo, la Sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Canarias 176/2014 destacó que la Administración Tributaria tiene competencia para determinar los supuestos de presentación telemática obligatoria, lo cual es coherente con la actual exigencia de que los notarios remitan índices e información con trascendencia tributaria de forma automatizada, según prevé el Artículo 17.3 de la Ley del Notariado.
En cuanto al acceso a la información, la Resolución de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública de 4 de octubre de 2022 recuerda que el secreto del protocolo es la regla general, y que el acceso a copias (físicas o electrónicas) requiere siempre la acreditación de un interés legítimo.
Conclusión
La llegada del timbre electrónico y el protocolo digital no es un mero cambio de formato, sino una adaptación necesaria del Notariado a la sociedad de la información. Aunque la normativa, como la Orden HAC/305/2025, introduzca ficciones como el «folio electrónico» o figuras discutibles como la «copia para terceros», el objetivo final es garantizar que la fe pública siga siendo el baluarte de la legalidad en un mundo globalizado y digital.
Para el profesional del derecho, la clave reside en la correcta gestión de estos nuevos costes y en el aprovechamiento de herramientas como la videoconferencia (regulada en el Artículo 17 ter de la Ley del Notariado) para actos societarios o poderes, siempre bajo la premisa de que la tecnología está al servicio de la ley y no al revés. La seguridad jurídica, ahora también en formato electrónico, sigue siendo el valor supremo que el notario debe custodiar, asegurando que cada bit de información goce de la misma presunción de veracidad e integridad que el papel timbrado de antaño.
