Las actas notariales son documentos públicos en los que el Notario da fe de hechos, actos o declaraciones que presencia o percibe personalmente por sus sentidos. Estos documentos tienen valor probatorio pleno respecto del hecho que constituye su objeto y garantizan la autenticidad de lo constatado, sin que sea discutible ni siquiera en sede judicial.
Se requiere un acta notarial cuando es indispensable dejar constancia fehaciente de hechos o situaciones para su posible uso como prueba en el futuro. Las actas notariales aportan credibilidad y evitan disputas relacionadas con la veracidad de los hechos documentados.
Dentro de las actas se incluye un grupo muy variado de actuaciones notariales, cada una con su finalidad específica. A continuación os presentamos algunas de ellas:
El Notario recibe en depósito un determinado bien, objeto, o una cantidad de dinero que le entrega un cliente, para que lo custodie durante un determinado tiempo.
En ellas el notario deja constancia fehaciente de lo que ve y percibe por sus sentidos, pudiendo acompañarse de fotografías en la localización que el interesado ha indicado.
Para dar fe de las decisiones tomadas en el seno de una Junta General.
Cuando se necesita comunicar oficialmente una decisión o un requerimiento a una persona.
Pueden servir para dejar constancia fehaciente de la existencia de una conversación a través de WhatsApp o de la existencia de una publicación a través de una red social.
Para documentar las manifestaciones que una persona realiza en presencia del Notario.
Para acreditar los resultados de un sorteo, en base a unas normas de convocatoria previa.
En ocasiones el notario puede pedir documentación adicional, como puede ser una escritura de propiedad o un contrato de arrendamiento, si hubiera que levantar un acta en una vivienda.
Existen diversas actas, como las de presencia, de manifestaciones, de notificación y requerimiento, de depósito, de sorteo, entre otras.
La escritura pública documenta negocios jurídicos y declaraciones de voluntad, mientras que el acta notarial recoge hechos o situaciones.
Depende del tipo de acta; en algunas, la presencia de todos los interesados es indispensable.
Tiene plena eficacia probatoria en procedimientos judiciales y administrativos.
Los Notarios están obligados a conservar los protocolos en su oficina durante al menos 25 años. Transcurrido este tiempo se entrega al Archivo de Protocolos para su conservación de manera indefinida.
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